Geld sparen mit der richtigen Entscheidung für die Lizenz-Conversion
Product vs. Contract Conversion
Mit dem Wechsel auf S/4HANA steigt bei viele Unternehmen die Angst vor hohen Kosten. Laut der Lünendonk Studie „Mit S/4HANA in die digitale Zukunft – Status, Ziele und Trends bei der Einführung von S/4HANA im deutschsprachigen Raum“ (September 2019) kennen über 62 Prozent der Unternehmen noch nicht ihren genauen Lizenzbedarf und sind deshalb bezüglich der Umstellung verunsichert. Ein großes Defizit liegt hier wohl in der Kommunikation des neuen Lizenzmodells und im mangelnden Verständnis dafür, wie es exakt funktioniert. So ist es selbsterklärend, dass 73 Prozent der befragten IT-Entscheider fundierte Kenntnisse bei ihrem Partner im Bereich Lizenzmanagement erwarten, um hier Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. SAP ECC-Anwender haben zwar bis 2027 Zeit umzusteigen, sollten sich aber schon jetzt Gedanken machen, wie sie diesen Umstieg gestalten wollen.
Die Scheer GmbH hat durch ihre Fachabteilung im SAP Lizenzbereich langjährige Erfahrungen mit SAP Lizenzmodellen und wird Ihnen im Folgenden die Angst vor dem Umstieg auf S/4HANA nehmen.
Um Ihr System auf S/4HANA umzustellen, stehen Ihnen grundsätzlich zwei Optionen zur Auswahl. Zum einen die Product Conversion und zum anderen die Contract Conversion.
Product Conversion
Im Falle der Product Conversion erwerben die Kunden mit dem Produkt SAP S/4HANA Enterprise Management for ERP customers die Nutzungsrechte für SAP S/4HANA Enterprise Management. Der ursprüngliche SAP ERP Vertrag bleibt weitestgehend bestehen und wird nur durch den Zukauf der S/4HANA Lizenzkomponente und der Umstellung auf die SAP HANA Datenbank „SAP S/4HANA ready“ gemacht:
Zum einen muss wie bereits erwähnt die SAP HANA Datenbank Lizenz erworben werden. Die meisten Kunden entscheiden sich hierbei für die Runtime-Edition. Ihr Preis errechnet sich aus dem aktuellen Softwareanwendungswert (HSAV) der SAP-Lizenzen. Die Kosten für AnyDB (bspw. MS-SQL, DB/2, Oracle) sind hier nicht inkludiert. Die Alternative der HANA Full-use Lizenz wird von Mittelstandskunden nur selten in Betracht gezogen. Die aktuelle Datenbank wird also auch technisch von der HANA Datenbank abgelöst, um nicht doppelte Wartung zu bezahlen. Die Kosten der HANA DB betragen 15% des bisherigen Softwareanwendungswertes (exkl. der bisherigen Datenbank).
Zusätzlich müssen die bisherigen Lizenzen umgestellt werden. SAP bietet aktuell die Möglichkeit durch Erwerb einer sogenannten Flat Fee die SAP S/4HANA Nutzungsrechte auf Basis der vorhandenen ECC-Lizenzen zu erwerben. So werden die bereits vorhandenen SAP ERP Lizenzen in SAP S/4HANA Lizenzen umgewandelt. Die bestehende Wartungsbasis, sowie die User und kommerziell neutralen Lösungen (also klassische Lösungen ohne S/4HANA „Übersetzung“, wie bspw. SAP Single Sign-On) bleiben bestehen. Für jedes klassische Produkt gibt es einen S/4HANA Nachfolger, der ihn ersetzt (z.B. wird „SAP Incentive & Commission Mgt. for Insurance“ zu „SAP S/4HANA ICM for Insurance“). Einzig die Engines, die LoB- (Lines of Business) und die Industry- Solutions von SAP S/4HANA wie Cash Management, Enterprise Product Engineering, Advanced Available-to-Promise usw., die nicht zum S/4HANA Core-System gehören, sind hiervon ausgenommen und müssen separat lizensiert werden. Aber auch hier sind Anrechnungen ggf. möglich.
Die „alten“ Lösungen der SAP ECC-Welt können max. bis zum 31.12.2025 unter SAP S/4HANA weitergenutzt werden. Mit der Wartungsverlängerung für ECC bis 2027 geht nicht das Nutzungsrecht für die Compability Packs einher, denn hier enden die Nutzungsrechte auf jeden Fall am 31.12.2025.
Für einen Großteil der Lösungen ist bereits ein äquivalenter Nachfolger der SAP S/4HANA Welt bestimmt und festgelegt, wann dieser eingeführt werden kann. Sollte dies für eine Ihrer Lösungen noch nicht der Fall sein, sollten sie sich regelmäßig über die Entwicklung und die Roadmap der SAP für diese Lösung informieren.
Contract Conversion
Bei der Contract Conversion findet eine komplette Vertragsumstellung statt, die dem Kunden einmalig die Möglichkeit bietet einen reinen S/4HANA Vertrag abzuschließen, sowie eine Aktualisierung der kommerziell neutralen Produkte.
Durch Veränderung der Firmenstrukturen oder Strategiewechsel kann es in der Vergangenheit zu einer Überlizensierung gekommen sein, die mittlerweile unnötige Kosten (z.B. Wartungskosten) verursacht. Da man Softwarelizenzen nicht einfach bei der SAP eintauschen oder sie zurückgeben kann, bietet eine Contract Conversion die einmalige Chance sich von den nicht genutzten SAP Lizenzen (der sogenannten „shelf-ware“) zu trennen und Produkte und Lösungen in den Vertrag aufzunehmen, die sie heute und zukünftig wirklich brauchen.
In dem neuen Lizenzmodell wird nicht mehr mit „Named Usern“, sondern mit „User Metrics“ kalkuliert. Die „User Metrics“ umfassen die Anzahl der aktiven Nutzer Ihrer lizensierten Systeme. Für den Prozess der Umstellung nutzt die SAP den „Milkshake Approach“. Die alten Lizenzen werden sozusagen alle in einen „Topf“ geworfen und anschließend durch eine neue Lizenzvereinbarung ersetzt. Für diese neue Lizenzvereinbarung wird eine BOM (Bill of Material) der Lizenzen erstellt, die Sie aktuell und zukünftig benötigen.
Die Angst vor einem großen Kostenfaktor kann Ihnen an dieser Stelle genommen werden, da die Kosten der neu zusammengestellten Lizenzliste mit den bisherigen Lizenzen verrechnet und nur die Differenz beider Summen gezahlt wird. Der bisherige Lizenzbestand kann bis zu 100% angerechnet werden.
Die Wahl zwischen Product und Contract Conversion fällt meist erst am Ende des Entscheidungsprozesses, wenn alle Bedarfe genau geklärt sind. Dies ist auch Teil der Erarbeitung jeder SAP S/4HANA Roadmap und muss für jeden Kunden individuell betrachtet werden.
Die richtige Wahl optimiert nicht nur deutlich ihre Nutzung der SAP Software, sondern lässt sie auch potentielle Kosten einsparen.
Die Scheer hilft Ihnen dabei, die für Sie optimale Lösung zu finden.
Für weitere Fragen stehen Ihnen unsere Experten jederzeit zur Verfügung.
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