Die Ausgangslage
Im Rahmen der internen Digitalisierungsbestrebungen und des SAP S/4HANA Rollouts wurden Lösungen gesucht, um zunächst die vorwiegend SAP-gestützten Serviceprozesse im Einkauf, Vertrieb und Accounting und im weiteren Verlauf auch in Produktion und Logistik zu optimieren. Dabei wurde Process Mining als ein sehr wertvolles Instrument zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe in verschiedensten Bereichen des Unternehmens identifiziert.
Die Lösung
Die angestrebte Lösung sollte im ersten Schritt in der Lage sein, die Prozesse genauso abzubilden, wie sie tatsächlich auch in der Realität ablaufen (Ist-Prozesse). Zudem sollte es möglich sein, entsprechende Kennzahlen darzustellen, durch die mögliche Schwachstellen und deren Ursachen identifiziert werden können. In einem weiteren Schritt ist das Ziel, operative Mitarbeiter auch proaktiv und frühzeitig darüber zu informieren, wenn sich in der Abarbeitung eines Vorgangs, z. B. eines Kundenauftrags, potenzielle Probleme abzeichnen. Um aber nicht nur die Qualität, sondern auch die Effizienz der Bearbeitung zu erhöhen, sollte die Lösung operativen Mitarbeitern intelligente Handlungsempfehlungen in Echtzeit oder echtzeitnah liefern und im besten Fall auch Bearbeitungsschritte mittels Automatisierungs-Workflows autonom durchzuführen.
Nach einem sehr erfolgreichen und vielversprechenden Proof-of-Value für den Einkaufsprozess ging man nahtlos dazu über, die für ein Distributionsunternehmen strategisch wichtige Interaktion zwischen Einkaufs- und Verkaufsprozessen zu beleuchten. Dies konnte mittels der Celonis Multi-Eventlog Lösung ideal realisiert werden.
In einem nächsten Schritt wurde entschieden, Celonis auch zur Analyse des Transportprozesses einzusetzen, wofür bei der HELM AG das SAP-Modul „Transport Management (TM)“ genutzt wird. Da zum Projektzeitpunkt im Celonis Marketplace noch keine SAP TM spezifischen Lösungen zur Verfügung standen, wurde durch das Scheer Consulting Team sowohl ein entsprechender Konnektor als auch eine Process Cockpit Anwendung für das TM-Modul auf Basis kundenindividueller Anforderungen erstellt.
Zum Abschluss dieser ersten prozessbezogenen Anwendungen stand nun bereits eine Vielzahl aussagekräftiger Kennzahlen zur Verfügung. Auch der SAP-Rollout in unterschiedliche Landesgesellschaften nahm weiter an Geschwindigkeit auf. Dadurch wurde der Bedarf nach einem prozessübergreifenden Hypercare-Dashboard identifiziert. Dies konnte mittels des Transformation-Centers realisiert werden, das zum einen Transparenz über die landesspezifische Process-Adoption bietet und zum anderen die Process-Owner automatisiert per wöchentlicher Status-E-Mails auf dem Laufenden hält.
Nach der zunächst stärkeren Fokussierung auf Supply-Chain-bezogene Prozesse galt es in den folgenden Phasen nun auch den Bereich der Finanzprozesse – sowohl bzgl. Debitoren als auch Kreditoren – anzugehen. Hierfür standen dem Projektteam neben den Standard-Konnektoren und Process Cockpits erstmals sogenannte „Starter Kits“ zur Verfügung. Diese verfügen mit Validation-, Process- und Value-Cockpits bereits über eine Reihe von Best Practice Kennzahldefinitionen und Dashboards. Auf Basis dieser vorkonfigurierten Apps konnten die ermittelten Kennzahlen Schritt-für-Schritt geprüft und bei Bedarf an die unternehmensspezifischen Anforderungen und Gegebenheiten angepasst werden.
Mit Credit Management war zudem der Fokus auf einen Teilprozess gelegt worden, der originär zwar dem Auftragsmanagement zuzuordnen ist, aber starke Implikationen auf den Kreditorenbuchhaltungsprozess hat. Hierbei erwiesen sich die vorangegangenen Neuerungen der EMS-Plattform als sehr effektiv. Dadurch können nun Kennzahlen aus verschiedenen Prozessen mit Hilfe von Views und Profile Views sowie auf Basis von Knowledge Models innerhalb einer einzelnen App analysiert bzw. für Benachrichtigungen, Empfehlungen und Automatisierungen genutzt werden.
Mit den implementierten Starter-Kits stand darüber hinaus auch eine valide Grundlage zur Verfügung, um darauf basierende Use-Case-spezifische Apps zu nutzen. So wurde beispielsweise die App „Shipped-Not-Invoiced“ implementiert, um Warenausgänge ohne nachfolgende Rechnungstellung zu identifizieren, Sales und Accounting echtzeitnah zu informieren und Mitarbeitern Handlungsempfehlungen für den jeweils sinnvollsten nächsten Bearbeitungsschritt zu geben.
Um vor allem auch im Bereich des Nachhaltigkeitsmanagements die vielfältigen Möglichkeiten der Celonis-Plattform zu nutzen, wurde ein weiterer Fokus auf das Business Partner Management gelegt. Dabei sorgen Action-Flows zuverlässig dafür, dass beispielsweise bei Anlage eines neuen Lieferanten im SAP S/4HANA System ein Abgleich mit ebenfalls an Celonis angebundenen Nachhaltigkeitsplattformen, wie EcoVadis und IntegrityNext, durchgeführt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass sowohl alle Stakeholder über den Vorgang informiert sind als auch die richtigen nächsten Schritte veranlasst werden können, um den Anteil des als nachhaltig eingestuften Einkaufsvolumens kontinuierlich zu erhöhen.
„Die Einführung von Celonis befähigt uns noch stärker in Richtung optimierter Prozesse zu arbeiten und die HELM AG insbesondere im mittleren Management und auf operativer Ebene nach Echtzeitdaten und Kennzahlen zu steuern.“
Niels Müller – Senior Project Manager - Process Excellence, HELM AG
Die Mehrwerte
- Qualitative und quantitative Ist-Prozess-Transparenz
- Nachhaltiges Unterbinden von nicht compliance-konformen Fallbearbeitungen
- Zuverlässiges Erkennen von systemseitig nicht identifizierten doppelten Lieferantenrechnungen
- Zuverlässiges Erkennen von (noch) nicht fakturierten Warenausgängen
- Fortlaufendes Monitoring und Optimieren in Bezug auf Zahlungsströme und -bedingungen
Insgesamt hat sich bei der HELM AG bewiesen, dass Process Mining mit dem Celonis Execution Management System ein wertvolles Instrument zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe im Unternehmen darstellt. Dadurch konnten erfolgreich und dauerhaft qualitative und quantitative Optimierungen von Prozessen in den Bereichen Supply Chain, Finanzen und ESG realisiert werden.
