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Reisemanagement

Reisekostenprozesse automatisieren und integrieren

Ihr ganzheitliches Reisemanagement, von der Beantragung, über die Planung bis zur Abrechnung: Mit Hilfe der Reisekostenabrechnung können die Reisekosten von Dienstreisenden einfach und effizient abgerechnet und der Auszahlungsprozess an die Mitarbeiter beschleunigt werden. Die SAP Reiseplanung trägt mit ihrem angeschlossenen Online-Buchungsservice erheblich zur Reduzierung der Prozesskosten im Reisemanagement bei, indem alle in einer Reise involvierten Instanzen reduziert und der Prozess selbst vereinfacht und beschleunigt wird. Der Reiseantrag erschließt die systemunterstützte Abwicklung des Beantragungs- und Genehmigungsprozesses von Geschäftsreisen und ersetzt damit unübersichtliche, ineffiziente Papierformulare.

Ihre Vorteile und Funktionen

Ihre Vorteile

  • Integration in weitere SAP-Module wie Finanzbuchhaltung und Controlling
  • Vollständige integrierte Verwaltung aller im Rahmen einer Geschäftsreise anfallenden Prozesse und der anfallenden Reisekosten
  • Automatische Kürzung bei Verpflegungsmehraufwänden
  • Automatische Zuordnung der richtigen Mehrwertsteuersätzen bei Spesen
  • Stets aktuell durch regelmäßige Updates
  • Automatische Berechnung von gesetzlichen Pauschalen
  • Umfangreiche Reportingmöglichkeiten

Funktionen

  • Reiseantrag:
    • Erfassen der Reiserahmendaten
    • Einleiten des Genehmigungsverfahrens
  • Reiseplanung
    • Zugang zu anbieterneutralen Informations- und Buchungsservices
    • Berücksichtigung von unternehmensspezifischen Reiserichtlinien
    • Berücksichtigung von persönlichen Präferenzen der Reisenden
    • Berücksichtigung von Abkommen mit Reisedienstleistern
  • Reisekostenabrechnung
    • Zentrale/dezentrale Erfassung der Reisedaten
    • Abrechnung und Buchung der Reisen
    • Auszahlung der Reisespesen
    • Archivierungsfunktion für Reisebelege
    • Möglichkeit des Kreditkarten-Clearing

Funktionalitäten

Antrag

Der Reiseantrag stellt eine Informationseinheit mit allen Daten dar, die ein Reisender zur Genehmigung und Buchung seiner Reise an die jeweils bearbeitende Stelle weitergeben möchte, beziehungsweise die ein Vorgesetzter zur Genehmigung einer Reise benötigt.

Ebenfalls dient er als Vorlage für die Buchung der Reise, falls diese zentral abgewickelt wird.

Planung

Der Einsatz der Reiseplanung ist ein wichtiger Strategievorteil für jeden Travel Manager. Die Reporting Tools der Reiseplanung liefern überzeugende Argumente bei Tarifverhandlungen mit Leistungsträgern. Ebenso entstehen Kostenvorteile durch die Anbindung an den SAP Workflow, mit dessen Hilfe auch komplexe Genehmigungsprozesse klar definiert sind und problemlos im System umgesetzt werden können.

Kostenabrechnung

Spesen werden kundenindividuell zentral von Mitarbeitern der Spesenabteilung erfasst, überprüft und abgerechnet oder dezentral von den Reisenden selbst erfasst und anschließend zentral überprüft und abgerechnet.

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Ann-Julie Wasmer

Expert SAP Sales, Scheer GmbH

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