Was ist Prozessoptimierung?

Oder erst einmal: Was ist eigentlich ein Prozess? Ein Geschäftsprozess stellt vereinfacht eine Abfolge von betriebswirtschaftlichen Funktionen dar, die zur Erzeugung eines Mehrwerts für eine Organisation und seine Kunden dienen (vgl. Scheer 2018). Die Prozessoptimierung stellt im Kontext des Geschäftsprozessmanagements die Verbesserung und auch die Reorganisation von bestehenden Prozessen dar. Hier stehen vor allem die Effizienz und Effektivität bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse unter Betrachtung der eingesetzten Ressourcen im Vordergrund.

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Prozessen. Oft haben sich diese über viele Jahre mehr oder weniger bewährt und sind irgendwann zur alltäglichen Routine geworden. Ein kritisches Hinterfragen kostet Ressourcen, Zeit und benötigt Know-how. In vielen Unternehmen stehen aber weder freie Ressourcen noch das notwendige Know-how zur Verfügung. So werden ineffiziente Prozesse oft einfach weitergeführt, ohne mögliche Einsparpotenziale bei Kosten oder Zeit zu realisieren.

Die Prozessoptimierung in Unternehmen ist theoretisch aber gar nicht so kompliziert. Bereits durch den Einsatz einfacher Gestaltungsmaßnahmen, wie dem Automatisieren, Beschleunigen oder einfachen Weglassen von redundanten oder nicht benötigten Prozessschritten, können Zeit und Ressourcen und damit hohe Kosten eingespart werden. Was im Modell recht einfach aussieht, ist in der Realität allerdings nur mit spezifischem Know-how einfach und schnell umsetzbar.

Das Vorgehensmodell der unternehmerischen Prozessoptimierung

Im Rahmen unserer Projekte zur Prozessoptimierung nutzen wir im Consulting das folgende Vorgehensmodell. Nach der ersten Phase der Strategiedefinition schließt sich die Vorbereitungsphase an. Hier werden z.B. qualitative und quantitative Ziele definiert sowie kritische Erfolgsfaktoren und die Informationsbasis abgestimmt (Dokumente, Arbeitsablaufbeschreibungen, Datenquellen zur automatisierten Prozesserhebung, Interviewpartner). Nach einer Ist-Erhebung erfolgt die Analyse der aktuellen Situation, um mögliche Schwachstellen umfassend zu identifizieren und diese in der nachfolgenden Phase der Prozessoptimierung zu beheben. Nach Abschluss der Optimierung werden die Soll-Prozesse ausgerollt und in den entsprechenden Softwaresystemen implementiert. Hier profitieren Sie von der Verzahnung unserer Prozessanalyse- und IT-Erfahrung, welche wir im Rahmen eines speziellen Ansatzes vereinheitlicht haben (SPR). Nach der Implementierung können die Prozesse fortlaufend mittels geeigneten Monitoring-Verfahren überwacht und anschließend gegebenenfalls optimiert werden.