EDI steht für „Electronic Data Interchange“, eine Art der elektronische Übertragung von Geschäftsdaten, die seit Jahren etabliert ist. Der Grundgedanke von EDI ist die direkte Übertragung und Verarbeitung von Daten, ohne menschliche Interaktion. Zum Beispiel wird die Bestellung beim Lieferanten im entsprechenden IT-System automatisch als Auftrag erfasst. So entfallen übliche Arbeitsschritte, in denen die Datei geöffnet und die Inhalte händisch übertragen werden müssen, etc.
Neben der immensen Kosten- und Zeitersparnis sinkt das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe durch den Wegfall der manuellen Arbeitsschritte erheblich. Prozesse wie Bestellung und Auftragsabwicklung erfolgen schnell und reibungslos, Sender und Empfänger profitieren gleichermaßen.
Worauf sollte man also bei der Auswahl einer EDI Lösung achten?
Werden alle Übertragungsprotokolle, Datenformate, EDI Subsets unterstützt? Vormals gängige Standards wurden in den letzten Jahren zunehmend durch neue Protokolle wie AS2 und OFTP2 ersetzt. Insbesondere größere Unternehmen drängen Ihre Partner häufig zum Wechsel auf die neuen Protokolle und Datenformate, wobei die meisten EDI-Lösungen nur einen Bruchteil der Standards abdecken.
Verwenden Sender und Empfänger unterschiedliche Datenformate, muss die Nachricht in einem Zwischenschritt konvertiert werden. Dieses Umwandeln von Nachrichten aus einem Format in ein anderes, wird als Mapping bezeichnet. Kommt es beim Mapping zu Abweichungen, sind Probleme vorprogrammiert. Die meisten EDI-Lösungen gleichen einer Blackbox, mit der sich zwar Daten hin und her transferieren lassen, die Schritte dazwischen allerdings weitgehend unklar bleiben. Kommen Bestellungen nicht beim Lieferanten an, ist die Fehlersuche oft ein zäher und langwieriger Prozess.
Gehe ich das Risiko unkalkulierbarer Kosten ein, z.B. durch ein transaktionsbasiertes Preismodell?
Vielen EDI-Anbieter richten ihre Preisstruktur an der Anzahl oder Größe der versendeten oder empfangenen Nachrichten aus. Klingt dies für die Kunden anfangs oft noch verlockend, entpuppen sich derartige Angebote schnell als Kostenfalle. Häufig steigt das Volumen des EDI-Datentransfers unerwartet an. Fordert z.B. ein Lieferant, dem vormals alle Bestellungen eines Tages gebündelt übertragen wurden, getrennte Benachrichtigungen für jede Anfrage, steigen die Kosten schnell um ein Vielfaches.
Mein Rat:
Unternehmen, die nach einer geeigneten EDI-Software suchen sollten ein besonderes Augenmerk auf die unterstützten Protokolle legen. In den kommenden Jahren dürften u.a. EDIFACT, OFTP2 und die AS-Protokolle und Formate (Varianten AS1 bis AS4) weiterhin sehr verbreitet sein. Wichtig sind allerdings nicht nur die übergreifenden Formate, sondern insbesondere auch die Branchenstandards des jeweiligen Bereichs. Dies gilt gerade für den Industriesektor mit seinen vielen Spezialformaten.
Bei der Preisstruktur sind Flatrate Angebote mit gleichbleibenden Kosten den transaktionsbasierten Modellen vorzuziehen. Werden die Kosten im Vorfeld klar definiert und bleiben während der Vertragslaufzeit konstant, sind EDI-Lösungen meist die effizienteste und preiswerteste Möglichkeit, Daten in größerem Umfang auszutauschen.
Prüfen Sie die EDI Lösung von Scheer PAS:
- Alle gängigen Datenformate sind als Vorlagen an Bord.
- Durch eine einfache Verwaltung und Überwachung der gesamten elektronischen Kommunikation wird ein Höchstmaß an Transparenz gewährt.
- Die Lösung unterstützt unterschiedlichste Nachrichtenformate, wie XML, CSV, SAP IDoc, X12, UN/EDIFACT-Formate oder EDIFACT-Subsets sowie branchenspezifische Standards.
- Alle Endpunkte können angebunden werden, sofern der Partner eines der unten aufgeführten Nachrichtenprotokolle zur Datenübertragung nutzt:
- EDI Datenübertragung: AS1, AS2, AS3, AS4, OFTP2, FTP, FTPS, SFTP, SMTP, SMTPS, RNIF 2.0
- Verschlüsselungsverfahren: 3DES, DES, AESCBC128, AESCBC192, AESCBC256
- Signaturen: SHA1, SHA256, MD5
Auch die komplexen Anforderungen zur Archivierung eingehender und ausgehender Nachrichten, sowie die Auffindbarkeit archivierter Nachrichten können umgesetzt werden. Zahlreiche vorgefertigte Archiv-Funktionen, integrierte Mapping Regeln und die Konfiguration von Aufbewahrungsfristen ermöglichen die volle Flexibilität bei Umsetzung eigener Archivierungs-Anforderungen. Externe Archivlösungen können integriert werden..
Schließlich kann die Kommunikation via EDI über komfortables Monitoring kontrolliert und ausgewertet werden.
