"Durch die Einführung des Scheer PAS Business Modelers konnten wir unsere Effizienz deutlich steigern. Die umfassende Erfassung und Optimierung unserer Unternehmensprozesse sowie die zentrale Verwaltung aller Abläufe haben dazu beigetragen, unsere operativen Abläufe zukunftsfähig zu gestalten. "
– Tobias Gottschalk (Projektmanager, August-Wilhelm Scheer Institut)
Die Ausgangslage
Das August-Wilhelm Scheer Institut nutzt ein neues ERP-System, das eine Vielzahl von Anwendungen wie CRM, Projektmanagement, Einkauf, Rechnungswesen und mehr in einem zentralen System vereint. Ursprünglich war eine ältere Version des ERP-Systems im Einsatz, die mit zunehmendem Wachstum des Instituts an ihre Grenzen stieß, so dass die Entscheidung für ein Upgrade auf die neueste Version unumgänglich war. Im Zuge dieser Umstellung wurde deutlich, dass eine genaue Definition der Anforderungen an das neue System von entscheidender Bedeutung ist. Die Standardprozesse des alten Systems deckten die Anforderungen nicht mehr optimal ab, sodass eine Anpassung des Systems an verbesserte administrative Prozesse notwendig wurde. Die Prozesse wurden bisher allerdings nicht in einem einheitlichen Format, wie z. B. BPMN, erstellt, dokumentiert und an einem zentralen Ort abgelegt.
Das Projekt
Ziel des Projektes war es, das veraltete System durch eine neuere Version zu ersetzen und dabei aufgrund erhöhter Anforderungen wichtige Prozesse zu optimieren. Hierbei ging es nicht nur um ein einfaches Update des ERP-Systems und den bestehenden Modulen, sondern auch um die Zusammenführung anderer verwendeter Tools wie Excel-Tabellen und externer Fakturierungssoftware im neuen System. Übergeordnetes Ziel war es, das neue ERP-System zu einem zentralen Unternehmensservice auszubauen und zahlreiche Prozesse zu automatisieren und damit die Effizienz zu steigern. Das Projekt wurde intern mit verschiedenen Abteilungen wie Geschäftsführung, Einkauf, Controlling sowie der eigenen Entwicklungsabteilung durchgeführt. Der Schwerpunkt lag auf der Optimierung der Prozesse im Einkauf, dem Rechnungswesen und der Zeiterfassung. Durch die Zusammenarbeit dieser Abteilungen strebte das Projektteam eine ganzheitliche Lösung an, die nicht nur die technologischen Anforderungen erfüllt, sondern auch die operativen Abläufe des Unternehmens verbessert und zukunftsfähig macht.
