Qualitätsgesicherte SAP-Systemvermessung, Lizenz-Compliance, Transparenz und Kostenoptimierungen für das UKB
Das UKB hat sich zum Ziel gesetzt, mehrmals jährlich eine effiziente und qualitätsgesicherte SAP-Systemvermessung
durchzuführen. Diese soll unter geringem Zeitaufwand erfolgen und eine optimale Zuordnung der vertraglichen Benutzertypen ermöglichen.
Die Systemlandschaft des UKB ist über viele Jahre hinweg herangewachsen. Die Herausforderung lag darin, diese heterogene IT-Landschaft hinsichtlich Compliance-Gaps zu analysieren und zu bewerten sowie eine Transparenz über den aktuellen SAP-Lizenzbestand und dessen Nutzung zu schaffen. Hierbei mussten vor allem geplante Veränderungen der IT-Landschaft, wie die Transformation nach SAP S/4HANA und die Neueinführung von Cloud-Produkten, berücksichtigt werden. Aber auch die damit verbundenen Auswirkungen auf die indirekte Nutzung (Digital Access) fanden Aufmerksamkeit.
Darüber hinaus lag der Fokus des Projekts auf der Entwicklung einer Handlungsempfehlung zur Herstellung einer optimalen SAP-Lizenz-Compliance.
Zusammenfassend ergaben sich folgende Herausforderungen:
- Notwendigkeit einer effizienten und qualitätsgesicherten SAP-Systemvermessung
- Schaffen von Transparenz über den aktuellen SAP-Lizenzbestand und Analyse von Gaps
- Erstellung einer SAP-Lizenzstrategie, ausgerichtet auch auf zukünftige Veränderungen (z.B. S/4HANA, AddOns)
- Identifizieren von Optimierungspotentialen
Um eine SAP-Lizenz-Compliance zu wahren und einen permanten Überblick über die Lizenz-Situation zu gewähren, findet das Scheer License-Lifecycle-Konzept Anwendung. Gegliedert in vier verschiedene Phasen (Lizenzevaluierung, Lizenzstrategie, Lizenzoptimierung, Systemvermessung), schaffen wir unter Einsatz dieses Konzepts eine ganzheitliche 360°-Lizenzbetrachtung der aktuellen Systemlandschaft sowie der Verträge und Prozesse unseres Kunden.
Zur Bereitstellung der für die Betrachtung und Optimierung benötigten relevanten internen Informationen (Prozesse, Systeme, Schnittstellen, SAP User, …) führen wir Workshops mit den Verantwortlichen der IT- und Fachabteilungen durch.
Für das UKB konnten wir auf Basis der in Workshops ermittelten Daten und Informationen eine Lizenzstrategie erstellen und umsetzen. Diese SAP-Lizenzstrategie ist auch auf zukünftige Veränderungen, wie die SAP S/4 HANA Transformation, Non-SAP Applikationen, Cloud oder On-Premises, ausgerichtet. Weiterhin erfolgten Optimierungen und eine Effizienzsteigerung bei der Systemvermessung, um die Qualität der Systeme zu verbessern, SAP-Compliance sicherzustellen und die Mitarbeitenden zu entlasten (Useradministration, zentrale statt dezentrale Vermessung, Anpassung von Prozessen und Userberechtigungen).
Durch das License Advisory Projekt mit Scheer ist es uns gelungen, detaillierte Informationen über die aktuelle Nutzung unserer SAPLizenzen zu erhalten, Auswirkungen zukünftiger Projekte auf die SAP-Lizenzierung frühzeitig zu erkennen und somit eine optimale Lizenz-Strategie zu entwickeln und umzusetzen.
Der Nutzen des Projektes überwiegt die Kosten bei Weitem und ich gehe fest davon aus, dass dies nicht nur bei uns so ist.
Michael Ralph Neumann, Leiter IT – SAP/Betriebswirtschaftliche Applikationen
Universitätsklinikum Bonn
Üblicherweise beläuft sich die Projektlaufzeit für ein ganzheitliches License-Advisory-Projekt auf ca. 6 – 12 Monate, um auch nichtalltägliche Aktivitäten, wie z. B. einen Jahresabschluss, berücksichtigen zu können. In diesem Projekt musste das Ergebnis und die Umsetzung jedoch bereits nach nur 4 Monaten erfolgen, da die Vertragsverhandlungen mit SAP noch vor Jahresende abgeschlossen sein mussten.
Zusammenfassend ergeben sich für das UKB folgende Benefits:
- Herstellung der SAP-Lizenz-Compliance
- Permanenter Überblick der Lizenzsituation
- Frühzeitige Transparenz, Identifikation und Behebung von Risiken bei der Lizenzierung von SAP (User, indirekte Nutzung/Digital Access, weitere Produkte, etc.)
- Proaktive Steuerung des Lizenzbestandes unter Berücksichtigung geplanter Projekte und zukünftiger organisatorischer Veränderungen und Investitionen
- Kostenoptimierter Lizenzbestand
- Maßgeschneiderte Strategie für zukünftig lizenzrelevante Veränderungen und Projekte
