Use Case Process Mining: Accounts Payable

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Accounts Payable

Use Case Process Mining

Die Kreditorenbuchhaltung ist der finanzielle und letzte Teil des Purchase-to-Pay-Prozesses von Unternehmen und hat die Aufgabe, Verbindlichkeiten aus Rechnungen gegenüber Kreditoren oder Lieferanten zu begleichen. Ein schlechter Purchase-to-Pay-Prozess führt zu verschiedenen Ineffizienzen, wie z. B. unpünktliche Zahlung, vermeidbare manuelle Änderungen oder Verletzung von Konformitätsregeln.

Mit Scheer Process Mining erhalten Sie umfassende Expertise aus Best Practice Lösungen, um Ihren Accounts-Payable-Prozess optimal aufzustellen. Wir lieferen Analysen mit relevanten Kennzahlen zu allen Prozessschritten, damit Sie bessere operative Entscheidungen treffen können. Sie werden in der Lage sein, Optimierungspotential in Ihren Prozessen zu identifizieren und Reibungspunkte aufzudecken. Die Transparenz der Geschäftsvorgänge erlaubt eine umfangreiche Ursachenanalyse für die aufgedeckten Schwachstellen.

Pünktlichere Zahlungen

Zu frühe Zahlungen verschlechtern den Cashflow eines Unternehmens, zu späte Zahlungen bedeuten Verzicht auf mögliche Skonti oder Verzugszinsen. Mit Process Mining bekommen Sie sehr schnell einen Überblick über offene Rechnungen und können zum Beispiel nach Zahlungsziel priorisieren. Zudem finden Sie die Ursachen für Schwachstellen im Rechnungsfreigabeprozess (von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Freigabe), die eine pünktliche Zahlung verhindern. Somit kann die optimale Balance zwischen besseren Skonti und Cashflow erreicht werden. Zahlen Sie Rechnungen nie wieder zu früh oder zu spät!
Erhöhung des Automatisierungsgrades

Manuelle Schritte in Prozessen sind häufig aufwendig und kostspielig, obwohl Sie sich zur Automatisierung eignen. Erhalten Sie die notwendige Transparenz über die Automatisierungsgrade der einzelnen Prozessschritte als Voraussetzung für Automatisierungen, z. B. bei der Erfassung und Bearbeitung der Rechnungen oder beim Freigabeprozess. Reduzieren Sie so Durchlaufzeiten und Kosten deutlich!
Erhöhung der Transparenz

Process Mining ist die einzige Technologie, die tatsächliche Prozessabläufe visualisieren und damit konkrete Optimierungsbedarfe von realen Prozessabläufen aufdecken kann. Somit kann die Vielzahl der genutzten Prozessvarianten offengelegt und automatisiert gegen den Soll-Prozess abgeglichen werden. Die Transparenz von definierten Prozessen, wie z. B. Freigabeprozesse, Genehmigungsprozesse oder Rechnungseingangsprüfungen, kann dadurch gesteigert und verbessert werden.
Einhaltung vorgeschriebener Aufgabenteilungen (Segregation of Duties)

In Rechnungsfreigabeprozessen ist es sehr wichtig, dass die richtigen User-Rollen an den richtigen Stellen agieren. Mit Process Mining können Sie sehr schnell und automatisiert Rechnungen, Abteilungen und Rollen identifizieren. Dadurch kann überprüft werden, an welcher Stelle die Aufgabenteilung bei wichtigen Vorgängen nicht den definierten Abläufen entspricht, um somit die Konformität zu steigern.
Audits von ausgelagerten Dienstleistungen

Wenn Sie Teilprozesse innerhalb Accounts Payable an externe Dienstleister ausgelagert haben, können Sie mit Process Mining sehr einfach die Effizienz und die Qualität dieser Dienstleister messen und zeitnah nötige Maßnahmen ergreifen, die die Prozessqualität verbessern.

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