Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung

Oder erst einmal: Was ist eigentlich ein Prozess? Ein Geschäftsprozess stellt vereinfacht eine Abfolge von betriebswirtschaftlichen Funktionen dar, die zur Erzeugung eines Mehrwerts für eine Organisation und seine Kunden dienen (vgl. Scheer 2018). Die Prozessoptimierung stellt im Kontext des Geschäftsprozessmanagements die Verbesserung und auch die Reorganisation von bestehenden Prozessen dar. Hier stehen vor allem die Effizienz und Effektivität bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse unter Betrachtung der eingesetzten Ressourcen im Vordergrund.

Prozessoptimierung im Überblick

Was bewirkt Prozessoptimierung?

„Prozesse laufen auch so… naja, manchmal“. Allerdings kann sich heutzutage kein Unternehmen, das auf Dauer konkurrenzfähig bleiben will, ineffiziente Prozesse leisten. Kostendruck und Fachkräftemangel zwingen Unternehmen dazu, das Beste aus vorhandenen Ressourcen zu machen. Der richtige Einsatz von geeigneten IT-Werkzeugen hilft, viele Optimierungspotenziale auszuschöpfen und ist somit entscheidend für den nachhaltigen Geschäftserfolg. Durch eine Prozessoptimierung können Ziele wie Kostensenkung, Prozessbeschleunigung, Automatisierung, Transparenz und Erhöhung der Kundenzufriedenheit letztlich erreicht werden.

Was sind die Phasen der Prozessoptimierung?

Projekte zur Prozessoptimierung werden in verschiedene aufeinanderfolgende Phasen eingeteilt: die Projektvorbereitung, die strategische Planung, die Ist-Analyse, das Soll-Konzept, das DV-Konzept, die Implementierung sowie die regelmäßige Kontrolle. Geschäftsprozesse optimieren heißt, alle Arbeitsabläufe, und damit die genannten Phasen, an den strategischen Zielen des Unternehmens und den Anforderungen der Kunden auszurichten, um damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Diese beschriebenen Thematiken sind Teil des Geschäftsprozessmanagements. Speziell werden Methoden und Werkzeuge wie Process Mining, Modellierung von Prozessmodellen sowie konfigurierbare Softwaresysteme eingesetzt. Die Experten von Scheer begleiten Sie über die Phasen der Prozessoptimierung durch eine professionelle Beratung.

Wie werden Prozesse optimiert?

Eine Prozessoptimierung erfolgt durch den intelligenten Einsatz verschiedener Techniken, bspw. branchenspezifische Best Practices. IT ist wichtig, aber nur Mittel zum Zweck. Sie unterstützt bestmöglich die vorher gestalteten und optimierten Geschäftsprozesse – nicht andersherum. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, nutzt man Techniken der Prozessmodellierung-, analyse- und -simulation. Unternehmen streben oft eine Optimierung logistischer Prozesse, sowie Prozesse in Vertrieb und Produktion an, um Kosten und Durchlaufzeiten zu verbessern. Individuelle Charakteristika z.B. bei komplexen Wertschöpfungsprozessen sorgen bei der Optimierung oft für Probleme, da sie sich in der Analysephase nur schwer mittels statischer Modelle erfassen lassen.

Prozessoptimierung durch unsere Beratung

Wir bieten Ihnen die kontinuierliche Analyse und Optimierung Ihrer Prozesse. So können Sie mit Produkten und Dienstleistungen effizienter und schneller bei Ihren Kunden sein als Ihre Wettbewerber und auf veränderte Marktanforderungen flexibel reagieren. Das bedeutet die langfristige Absicherung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit!

Wie wäre es, die Abläufe in Ihrem Unternehmen möglichst effizient zu gestalten, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und Kunden zu steigern?

Prozessoptimierung mit Scheer

Die Scheer Prozess-Experten bieten seit mehr als 35 Jahren umfangreiche betriebswirtschaftliche und informationstechnische Beratung im Bereich Prozessoptimierung und Geschäftsprozessmanagement – von der Identifizierung der Verbesserungspotenziale über Prozesskostenanalysen, Ressourcenengpassanalysen und der Umsetzung „schlanker“ Unternehmensabläufe bis hin zur Unterstützung der Prozesse durch passende IT-Systeme.

Unser Consulting zur Prozessoptimierung ist stets individuell. Für die Konzeption und Implementierung von Lösungen erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen branchenspezifische Lösungsszenarien zugeschnitten auf Ihre Anforderungen. Sprechen Sie uns an!

Gemeinsam zu optimierten Prozessen

In jedem Unternehmen gibt es eine Vielzahl von Prozessen. Oft haben sich diese über viele Jahre mehr oder weniger bewährt und sind irgendwann zur alltäglichen Routine geworden. Ein kritisches Hinterfragen kostet Ressourcen, Zeit und benötigt Knowhow. In vielen Unternehmen stehen aber weder freie Ressourcen noch das notwendige Knowhow zur Verfügung. So werden ineffiziente Prozesse oft einfach weitergeführt, ohne mögliche Einsparpotenziale bei Kosten oder Zeit zu realisieren.

Die Prozessoptimierung in Unternehmen ist theoretisch aber gar nicht so kompliziert. Bereits durch den Einsatz einfacher Gestaltungsmaßnahmen, wie dem Automatisieren, Beschleunigen oder einfachen Weglassen von redundanten oder nicht benötigten Prozessschritten, können Zeit und Ressourcen und damit hohe Kosten eingespart werden. Was im Modell recht einfach aussieht, ist in der Realität allerdings nur mit spezifischem Knowhow einfach und schnell umsetzbar.

Die Scheer Prozess-Experten unterstützen Unternehmen seit mehr als 35 Jahren bei der der Optimierung und Implementierung effizienter Geschäftsprozesse. Profitieren Sie von unserer exzellenter Branchenexpertise, Strategie- und Managementberatung und dem professionellem Technologie Knowhow. Wir kümmern uns um die Optimierung Ihrer Prozesse für die nachhaltige Sicherung Ihres Geschäftserfolges!

Vorgehensmodell zur Prozessoptimierung

Das Vorgehensmodell der unternehmerischen Prozessoptimierung

Im Rahmen unserer Projekte zur Prozessoptimierung nutzen wir im Consulting das folgende Vorgehensmodell. Nach der ersten Phase der Strategiedefinition schließt sich die Vorbereitungsphase an. Hier werden z.B. qualitative und quantitative Ziele definiert sowie kritische Erfolgsfaktoren und die Informationsbasis abgestimmt (Dokumente, Arbeitsablaufbeschreibungen, Datenquellen zur automatisierten Prozesserhebung, Interviewpartner). Nach einer Ist-Erhebung erfolgt die Analyse der aktuellen Situation, um mögliche Schwachstellen umfassend zu identifizieren und diese in der nachfolgenden Phase der Prozessoptimierung zu beheben. Nach Abschluss der Optimierung werden die Soll-Prozesse ausgerollt und in den entsprechenden Softwaresystemen implementiert. Hier profitieren Sie von der Verzahnung unserer Prozessanalyse- und IT-Erfahrung, welche wir im Rahmen eines speziellen Ansatzes vereinheitlicht haben (SPR). Nach der Implementierung können die Prozesse fortlaufend mittels geeigneten Monitoring-Verfahren überwacht und anschließend gegebenenfalls optimiert werden.