SAP Analytics Cloud (SAC) ist die strategische Cloud-basierte Analytics-Lösung im SAP-Produktportfolio. Als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) setzt die SAC einen neuen Standard für Geschäftsprozesse, indem Anwendungsszenarien für die klassische Analyse und Visualisierung von Daten in Dashboards und Planungsanwendungsszenarien in einer benutzerfreundlichen, kollaborativen Cloud-basierten Oberfläche vereint werden. Die SAC unterstützt eine Vielfalt von integrierten Planungsfunktionen zur Abbildung und Durchführung unterschiedlicher Unternehmensplanungsszenarien. Dieser Blog beschreibt die wichtigsten Planungsfunktionen in der SAP Analytics Cloud, die on-the-fly genutzt werden können.
Die standardmäßigen Planungsfunktionen
Standardmäßige Planungsfunktionen sind aus unserer Sicht vorkonfigurierte Standardtools, die der User in seiner Planungseingabemaske on-the-fly verwenden kann. On-the-fly bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Verwendung dieser Planungsfunktionen jederzeit ohne den Einsatz eines SAC-Experten erfolgt.
1. Planungskategorien
Folgende vordefinierte Planungskategorien werden von der SAC unabhängig vom Unternehmensplanungssachverhalt (Finanz-, Produktplanung ,etc.), bereitgestellt:
- Ist-Planungskategorie: Stellt tatsächliche oder aktuelle Werte dar, die je nach Unternehmen stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich aktualisiert werden können
- Budget-Planungskategorie: Stellt die zugewiesene Bestandsmenge oder den zugewiesenen Betrag dar, der i.d.R. zu Beginn eines jenen Geschäftsjahres festgelegt wird, um das Limit stets im Auge zu behalten.
- Prognose-Planungskategorie: Wird in regelmäßigen Abständen auf Basis der aktualisierten Ist-Werte aktualisiert.
- Planung-Planungskategorie: Wird von den Anwendern auf der Grundlage externer Indikatoren aktualisiert.
- Rolling Forecast-Planungskategorie: Legt die Grenzen für den Look-back und den Look-forward fest.
2. Versionsmanagement
Die SAC unterscheidet zwischen privaten und öffentlichen Versionen. Eine private Planungsversion wird lokal, d.h. im privaten Benutzerkonto angelegt. Eine öffentliche Planungsversion ist i.d.R. eine private Version, die zur Weiterbearbeitung durch andere Teammitglieder (sofern diese die entsprechenden Berechtigungen haben) freigegeben und in eine öffentliche Version überführt wird.
Beim Anlegen einer privaten Version bzw. Planungskategorie wird entweder eine bereits existierende Version vollständig kopiert oder einfach eine leere Version erstellt.
Sobald eine Planungskategorie und eine Version festgelegt ist, erzeugt das System automatisch eine benutzerfreundliche Planungsoberfläche, auf der Planungsaufgaben, wie z.B. die Erweiterung des Stammdatensatzes, das Verteilen, Zuordnen oder Simulieren von Geschäftsdaten, erledigt werden.
Abbildung: Kopie-Optionen beim Anlegen einer privaten Planungsversion
3. Erweiterung des Stammdatensatz durch neue Zelle oder Spalte
In der SAC ist es möglich, den vorhandenen Plandatensatz mit Hilfe von wenigen Klicks on-the-fly zu pflegen und zu erweitern. Der Benutzer kann neue Zellen oder Spalten in eine vorhandene Planungseingabemaske hinzufügen oder neue Einträge oder neue Dimensionsattribute jederzeit erfassen. Im vorliegenden Beispiel soll die Kostenstelle SALES um ein zusätzliches Dimensionsattribut „Informationstechnologie“ (Ist-Wert i.H.v. 545.679,78 USD) erweitern werden. Dabei muss das neue Dimensionsattribut „Informationstechnologie“ nicht in den Stammdaten des Quellsystems vorhanden sein.
Abbildung: Dynamische Erfassung von neuen Dimensionsattributen in ein Stammdatensatz (1)
Die neuen Zellen und Zelleinträge werden automatisch und in real-time in der jeweiligen Dimension des SAC-Planungsmodells repliziert.
Abbildung: Dynamisches Erfassungen von neuen Dimensionsattributen in ein Stammdatensatz (2)
Notwendige Änderungen, z.B. das dauerhafte Entfernen von zusätzlich hinzugefügten Dimensionsattributen oder Umbenennung von Dimensionsmitgliedern erfolgen im Datenmodell.
Abbildung: Dynamisches Erfassungen von neuen Dimensionsattributen in ein Stammdatensatz (3)
4. Manuelle Dateneingabe
Die SAC unterstützt die manuelle Eingabe von Werten oder Beträge in die Planungsoberfläche. Unabhängig vom Zustand der Planungsdatensatz (ohne Dateneinträge / mit Dateneinträgen) kann der Benutzer Werte direkt in die Planungseingabemaske eingeben. Im vorliegenden Beispiel soll der übergeordnete Planwert 2021 (oberster Hierarchieknoten) für die Kostenstelle SALES i.H.v. 2.100.190,68 $ um 20% erhöht werden. Dies erfolgt durch die Eingabe eines relativen Werts („+20%“ )oder eines absoluten Werts („+20 Millionen“). Der eingegebene Wert wird automatisch übernommen und ggfs. auf die Datenzellen in den darunter liegenden Granularitätsebenen (QM, Verkauf und Marketing) aufgeteilt.
Abbildung: Manueller Eingabe in die Planungseingabemaske
5. Verschieben von Werte- oder Verteilungsmechanismen
In SAP Analytics Cloud ist die Verschiebung von Werten ein Sammelbegriff für eine Vielzahl von Verteilungsmechanismen innerhalb eines Planungsdatensatzes. Neben der automatischen Verteilung entlang einer Dimensionshierarchie unterscheidet die SAC zwischen der Verteilung auf direkt untergeordnete Hierarchieknoten (früher Spreading), der Verteilung auf benachbarte Hierarchieknoten (früher Distribution) und der Verteilung bzw. Zuweisung nach flexiblen Regeln (Allokation). Anders als die beiden Verteilungsmechanismen muss die Allokation von Gesamtbeträgen von außerhalb der Planungseingabemaske oder Story angelegt werden, bevor es durch den Benutzer on-the-fly getriggert werden kann.
Abbildung: Werteverschiebung-Button
Zur Anordnung der Werteverteilung nach einem bestimmten Schema und abhängig vom Anwendungsfall vereinfacht die SAC den Verteilungsprozess mit vordefinierten Verteilungsempfehlungen.
Abbildung: Verteilungsempfehlungen
Im vorliegenden Beispiel soll der Planwert 2021 der Kostenstelle SALES i.H.v. 2.100.190,68 $ verteilt werden. In Anbetracht der vorhandenen Werte und Dimensionshierarchie können folgende vier Empfehlungen ausgewählt werden:
Verteilungsempfehlungen
Empfehlung 1: Auf Cost Center der Ebene darunter verteilen
Der Betrag einer höheren Hierarchieebene wird auf die niedrigeren Hierarchieebenen automatisch verteilt. Im vorliegenden Beispiel wird der ausgewählte Betrag (2.100.190,68 $) entlang der Kostenstellenhierarchie (SALES) auf die Ebenen QM, Marketing und Verkauf entsprechend der Gewichtung durch den Benutzer automatisch verteilt.
Empfehlung 2: Auf Cost Center-Elemente neu verteilen
In Anbetracht des vorliegenden Beispiels ist das Ergebnis dieser Verteilungsempfehlung identisch zum Ergebnis der Empfehlung 1. Der Betrag (2.100.190,68 $ ) wird automatisch entlang der Kostenstellenhierarchie (SALES) auf die Ebenen QM, Marketing und Verkauf entsprechend der Gewichtung durch den Benutzer verteilt.
Empfehlung 3: Auf Datum-Elemente der Ebene darunter verteilen
Bei dieser Verteilungsempfehlung wird der Planwert (2021) mit oder ohne Gewichtung auf die einzelnen Quartale verteilt.
Empfehlung 4: Auf Datum-Elemente neu verteilen
Bei dieser Verteilungsempfehlung wird der Planwert (2021) mit oder ohne Gewichtung auf die einzelnen Quartale verteilt.
Die Verteilungsempfehlungen hängen vom dem jeweiligen Anwendungsszenario und von der Zellenauswahl ab und können variieren.
Verteilungstreiber
Insgesamt gibt es vier unterschiedliche Verteilungstreiber:
Treiberoption 1 – Eingabewerte bzw. Eingabegewichtung
Bei den Treiberoptionen „Eingabewerte“ bzw. „Eingabegewichtung“ wird durch den Benutzer der Anteil des ausgewählten Gesamtwertes sowie die Art und Weise der Verteilung auf die Kostenstellen festgelegt.
Treiberoption 2 – Gleichmäßige Verteilung
Die gleichmäßige Verteilung teilt den übergeordnete Gesamtwert zu gleichen Anteilen auf die darunterliegenden Ebenen automatisch auf. Im vorliegenden Beispiel wird der Gesamtwert i.H.v. 2.100.190,68 $ zum gleichen Anteil (33,3%) auf die Kostenstellen QM, Marketing und Verkauf verteilt.
Treiberoption 3 – Proportionale Verteilung
Bei der proportionalen Verteilung wird der übergeordnete SALES-Wert (2.100.190,68 $) proportional zum vorhandenen Zellenwert auf die untergeordneten Kostenstellen verteilt.
Kommentar-Funktion
In der SAP Analytics Cloud ist es möglich, jederzeit die Planungseingabemaske oder deren Inhalte, d.h. Charts-, Seiten und Datenpunkte zu kommentieren.
Die SAC unterscheidet zwischen dem Seitenkommentar und dem Datenpunkt- bzw. Zellkommentar.
Abbildung: Seitenkommentar
Abbildung: Datenpunktkommentar / Zellkommentar
Fazit
Unabhängig vom Quellsystem, wie z.B. SAP S/4HANA, Flat File, etc. sind die vorkonfigurierten Planungsfunktionen der SAP Analytics Cloud ausreichend und erledigen die einfachen Planungsaufgaben. In der Regel sind Planungsprozesse im Unternehmen aber viel komplexer und benötigen zwangsläufig mehrere Prozess-Setups und den Einsatz eines SAC Experten bzw. einer SAC Expertin.
Im nächsten Teil dieser Blog-Serie werden wir die prozessgesteuerten Planungsfunktionen der SAP Analytics Cloud erläutern.
Autor: Friedrich Hervé Lien Mbep, Business Intelligence Expert
