Für die meisten Unternehmen ist die Hauptanforderung an ein SAP S/4HANA Migrationsprojekt, dass es den Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinflusst. In einer Umfrage von SAPInsider gaben 87 % der Teilnehmer dies als wichtigste Anforderung an. Es ist nicht nur wichtig, die Ausfallzeiten der Anwendungen zu minimieren, sondern auch die Gesamtdauer des Projekts zu verkürzen. Die Migration nach SAP S/4HANA ist kein einfaches Software-Upgrade, sondern ein komplexer Vorgang, der sich auf die Geschäftsprozesse und -abläufe, die Anwendungsnutzer und die Anwendung selbst auswirkt. Sie kann relativ schnell durchgeführt werden, wenn der Hauptantrieb die reine Migration auf die neue Software ist. Wenn Sie jedoch alle Vorteile der neuen Software und des Migrationsprozesses selbst nutzen möchten und Ihr Unternehmen in ein effizienteres verwandeln wollen, kann die Liste der Aktivitäten umfangreicher und die Projektdauer länger werden. Glücklicherweise - und das ist der springende Punkt - können viele Dinge bereits vor Beginn eines Migrationsprojekts erledigt werden, um die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs zu minimieren und die Dauer der Implementierung zu verkürzen.
Womit können Sie sofort oder im Rahmen einer Vorstudie beginnen?
1. Kennen Sie Ihre Prozesse
Voraussetzung für jede Analyse der Geschäftsarchitektur ist, dass Sie als Nutzer von SAP-Anwendungen die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen genau kennen. Dazu gehören nicht nur die im SAP ERP-System implementierten Prozesse, sondern auch die in anderen SAP- und Drittanwendungen implementierten Prozesse sowie alle manuellen Prozesse, falls vorhanden. Nehmen Sie sich vor Beginn des Migrationsprojekts (auch vor einem Vorstudienprojekt) Zeit, alle relevanten Prozesse zu dokumentieren.
2. Kennen Sie die wichtigsten Migrationstreiber
Wenn Sie den größtmöglichen Nutzen aus der Migration ziehen wollen ist es wichtig, die Triebkräfte, die Pain Points und die Ziele der Migration zu identifizieren – unabhängig davon, ob die Migration geschäfts- oder IT-gesteuert ist. Der SAP Process Discovery Report kann Ihnen dabei helfen. SAP S/4HANA ist nicht nur schneller, es bringt auch viele neue Funktionen mit sich. Sobald das Geschäftsziel bekannt ist, ist es einfacher, die Zielarchitektur in Bezug auf die Nutzung der Funktionen zu bestimmen und auf dieser Grundlage über den besten Migrationspfad zu entscheiden.
3. Wählen Sie den Migrationspfad sorgfältig aus
Die korrekte Antwort auf die Frage, welcher Migrationspfad der Schnellste oder Beste ist, lautet: Es kommt darauf an. In manchen Fällen kann eine Greenfield-Implementierung schneller sein als eine Brownfield-Konvertierung – zum Beispiel bei Anwendung der SAP Best Practices. Es gibt viele verschiede Faktoren, die diese Entscheidung beeinflussen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welcher Weg der Beste für Sie ist, hilft Ihnen ein zuverlässiger Partner genau das herauszufinden, um den für Sie optimalsten Ansatz zu wählen.
4. Migrieren Sie nur das Nötigste
Auf diese Weise können die Migrations- und Konvertierungsschritte verkürzt und die Tests schneller durchgeführt werden. Unabhängig vom Migrationspfad besteht die Möglichkeit, nur die Daten zu migrieren, die Sie im neuen System benötigen. Bei einer Neuimplementierung (Greenfield) können Sie nur Stammdaten und offene Posten migrieren. Bei einer Systemumstellung (Brownfield) kann die Menge der zu migrierenden Daten durch Archivierung oder Löschung der nicht benötigten Daten verringert werden. Als dritte Möglichkeit gibt es Werkzeuge, die eine selektive Migration (BLUEFIELD™) ermöglichen. Das bedeutet, es werden nur bestimmte Daten migriert, z. B. zeitlich geschnittene Daten oder Daten aus nur einem Mandanten.
5. Passen Sie nur den verwendeten Custom Code an
Statistiken zufolge nutzt ein durchschnittlicher SAP-Kunde weniger als 40 % des Custom Code in seinem SAP-System aktiv. Die Anpassung des Custom Code an SAP S/4HANA ist eine obligatorische Aktivität, die im Falle einer großen Anzahl von kundenspezifisch entwickelten Funktionalitäten zeitaufwendig sein kann. Dieser Aufwand kann reduziert werden, indem man nur den Code berücksichtigt, der verwendet wird. Die Nutzungsanalyse kann im Voraus durchgeführt werden, so dass unnötige Custom Code Objects markiert oder entfernt werden.
Was sollten Sie während des Projekts beachten?
6. Verwenden Sie einen automatisierten Bereitstellungs- und Transformationsansatz
In den meisten Fällen müssen für die Migration neue S/4HANA-Systeme bereitgestellt werden. In bestimmten Projektphasen handelt es sich dabei entweder um frisch installierte Systeme, Shell-Systeme (die nur Customizing enthalten) oder um Systeme, die mit allen oder ausgewählten Daten geladen werden. Es gibt automatisierte Tools, sowohl von SAP als auch von Drittanbietern, die den Prozess der Systembereitstellung, der Datentransformation und des Ladens beschleunigen können. Ihr Einsatz kann die Gesamtdauer des Projekts verkürzen.
7. Nutzen Sie ein Sandbox-System
Die Standard-SAP-Systemlandschaft besteht aus einem Produktivsystem und einem oder zwei Systemen, die dieses unterstützen. Alle Änderungen in der Landschaft, einschließlich Upgrades, gehen in der Regel von einem Entwicklungssystem aus, da dieses sicher und vertrauenswürdig ist. Dadurch können keine irreparablen Fehler auftreten, die den Änderungsprozess in der gesamten Landschaft blockieren könnten. Die Migration auf S/4HANA ist ein viel komplexerer Prozess, und wenn man innerhalb der bestehenden SAP-Systemlandschaft beginnt, bleibt möglicherweise nicht genug Platz, um den Prozess und die Ergebnisse zu testen. Es wird daher empfohlen, den gesamten Migrationsprozess mit der Migration eines Sandbox-Systems zu beginnen, welches als Kopie des Produktionssystems erstellt wird.
8. Verwenden Sie Testpläne erneut
Es ist bekannt, dass die Testautomatisierung den Testprozess erheblich beschleunigt. Das gilt auch für die SAP S/4HANA Migration. Auch hier gibt es verschiedene SAP- (Solution Manager mit Focused Build und Solution Documentation) und Nicht-SAP-Testwerkzeuge. Sie ermöglichen die Wiederverwendung der gleichen Testpläne während des Migrationsprozesses. Die Tests können bis zu einem gewissen Grad auch im Voraus, also vor Projektbeginn, vorbereitet werden.
9. Führen Sie eine Generalprobe durch
Obwohl dies wie ein zusätzlicher überflüssiger Schritt erscheinen mag, der die Projektdauer nur verlängert, sollte die Bedeutung eines Dry-runs nicht unterschätzt werden. Auch wenn dies bei einer Greenfield Migration weniger wichtig sein mag, kann die Durchführung einer Testkonvertierung auf einem System, das mit dem Produktionssystem identisch ist, und unter Bedingungen, die denen im realen Geschäftsleben so ähnlich wie möglich sind, unvorhergesehene Probleme verhindern. So können Hindernisse bei der echten Migration des Produktionssystems vermieden werden. Dies ist eine weitere Gelegenheit, das Konvertierungsverfahren (Konvertierungs-Runbook) sowohl hinsichtlich der Dauer als auch der durchzuführenden Schritte zu testen. Da es in einem Zeitrahmen ausgeführt werden sollte, der mit dem für das Produktivsystem geplanten identisch ist, ist der damit verbundene Aufwand durch den Nutzen gerechtfertigt.
10. Und schließlich: Informieren Sie Ihre Anwender
SAP S/4HANA ist noch ein recht neues Produkt, wodurch es häufig zu Missverständnissen kommt – sowohl bei dem Produkt selbst als auch bei der Migrationsdurchführung. Da die Anwender – einschließlich der Prozess- und IT-Experten im Unternehmen, der Key-User und der Endanwender – die Stakeholder der Migration sind und ihre individuellen Interessen und Bedenken haben, ist es wichtig, alle Mythen über S/4HANA im Vorfeld auszuräumen. Dadurch wird die Akzeptanz gesteigert und der Entscheidungsprozess beschleunigt. Dies trägt wiederum dazu bei, dass die Auswirkungen auf die täglichen Geschäftsaktivitäten verringert und der gesamte Migrationsprozess beschleunigt wird.
Warten Sie jedoch nicht bis zum Migrationsprojekt, um mit der Anwenderschulung zu beginnen, sondern starten Sie jetzt!
