Blog-Serie: Process Mining als Beschleuniger für die SAP S/4HANA Transformation – Teil 1/3

In dieser Serie von drei Blogartikeln zeigen wir Ihnen, wie Process Mining Sie bei Ihrer SAP S/4HANA Transformation unterstützen kann.

Teil 1: Herausforderungen der SAP S/4HANA Transformation und Einführung in Process Mining

Die SAP S/4HANA Migration ist ein entscheidendes Thema für alle Unternehmen, die derzeit SAP einsetzen, da alle SAP-Kunden die Migration bis 2027 abschließen müssen. Aufgrund der einzigartigen Prozesse, Anpassungen und Drittanbieter-Add-ons jedes Kunden sind die Systeme nicht standardisiert, was einen erhöhten Migrationsaufwand bedeutet. Bei der Auswahl eines Migrationspartners sollten Unternehmen nicht nur auf einen kundenspezifischen Ansatz achten, um den Erfolg der Transformation sicherzustellen, sondern auch auf den Einsatz von Technologien wie Process Mining, mit denen die Transformation beschleunigt und die Kosten gesenkt werden können.

Process Mining ist eine Technologie zur Visualisierung und Auswertung realer Prozesse aus verschiedenen IT-Systemen wie SAP, Oracle, Jira und vielen weiteren. Mit dieser Technologie ist keine Simulation erforderlich, da Echtzeit-Prozesse automatisch durch Dokumenten-Tracking in verschiedenen Tabellen erkannt werden. Dieser Ansatz wird auch als „Rückverfolgung der digitalen Spuren“ oder „Nutzung des digitalen Zwillings“ bezeichnet.

Wie kann Process Mining dazu beitragen, Ihre SAP S/4HANA Migration zu beschleunigen?

Den Weg der SAP S/4HANA Transformation einzuschlagen, ist eine strategische Entscheidung für Unternehmen, die eine Modernisierung ihrer Geschäftsabläufe anstreben. In der Regel erfolgt diese Transformation in mehreren Phasen, von denen jede ihre eigenen Überlegungen und Herausforderungen mit sich bringt. Von den ersten vorbereitenden Schritten und Untersuchungen bis zur Bereitstellung und Betriebsfähigkeit des neuen Systems kann sich die Umstellung komplex und anspruchsvoll gestalten. Durch die Nutzung von Process Mining können Unternehmen jedoch wertvolle Einblicke in ihre bestehenden Prozesse gewinnen, potenzielle Engpässe erkennen und ihre Arbeitsabläufe optimieren. Im Folgenden betrachten wir die verschiedenen Phasen der SAP S/4HANA Transformation mit ihren jeweiligen Herausforderungen und zeigen, wie Process Mining zu einem reibungsloseren und erfolgreicheren Wechsel führt.

Während der Transformation können sich unter anderem die folgenden Herausforderungen ergeben:

• Unzureichende Prozessdokumentation: Das Fehlen einer umfassenden Dokumentation erschwert das Verständnis und die Analyse der bestehenden Prozesse. Dadurch können beim Transformationsprozess Lücken entstehen.
• Ungenaue Stammdaten: Mangelhafte Qualität oder inkonsistente Stammdaten können den Migrations- und Implementierungsprozess aufhalten und die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten im neuen System beeinträchtigen.
• Fehlende Funktionen in vorhandenen Systemen: Altsysteme verfügen oft nicht über die für SAP S/4HANA vorausgesetzten Funktionen oder über notwendige Anpassungen und Integrationen, die einen reibungslosen Übergang gewährleisten.
• Eingeschränktes Budget: Begrenzte finanzielle Mittel können den Umfang des Transformationsprojekts einschränken, was sich auf den Umsetzungszeitraum und die Fähigkeit, alle notwendigen Anforderungen zu erfüllen, auswirkt.
• Hohes Maß an Anpassung: Umfangreiche Anpassungen an den bestehenden Systemen können den Migrationsprozess erschweren sowie zusätzlichen Aufwand erfordern, um die Standardfunktionalitäten von SAP S/4HANA zu erfüllen.
• Nicht harmonisierte Geschäftsprozesse: Nicht aufeinander abgestimmte oder inkonsistente Prozesse in verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen können zu Komplexität führen und die Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen während der Transformation erschweren.

Bei näherer Betrachtung umfasst die SAP S/4HANA Migration folgende Phasen: Discover (Entdecken), Prepare (Vorbereiten), Explore (Untersuchen), Realize (Umsetzen), Deploy (Bereitstellen) und Run (Ausführen).

SAP Activate ist eine bewährte Methode, um Unternehmen bei der Umstellung auf SAP S/4HANA zu begleiten. Diese Methode umfasst mehrere Phasen, beginnend mit der Discover-Phase, in der die Definition der strategischen Ziele und die Planung der Roadmap erfolgt. In dieser Phase kann beispielsweise SAP Process Insights zu einem schnellen Überblick und maßgeschneiderten Empfehlungen beitragen.

In der Prepare-Phase wird der Ist-Zustand analysiert, um Projektumfang und Planung festzulegen. In dieser Phase kann Process Mining bestehende Prozesslücken und Ineffizienzen aufzeigen, die bei der Transformation angegangen werden sollten.

In der Explore-Phase erfolgen die Erfassung der Anforderungen, die Lösungsentwicklung und die Identifizierung von Prozessverbesserungen. Process Mining bietet dabei Einblicke in aktuelle Prozessabweichungen und Engpässe und ermöglicht Unternehmen dadurch, ihre Prozesse vor der Migration auf SAP S/4HANA zu optimieren und zu straffen.

In der Realize-Phase werden die Systeme konfiguriert, angepasst und lösungsorientiert entwickelt. In dieser Phase hilft Process Mining beim Design und der Modellierung der zukünftigen SAP-S/4HANA-konformen Prozesse.

In der Deploy-Phase finden Systemtests, Benutzerschulungen und die Go-Live-Vorbereitung statt. In dieser Phase optimiert Process Mining die Schulungen, hilft bei der Überwachung der Prozessleistung in den Testsystemen und stellt insgesamt den reibungslosen Übergang zum neuen System sicher.

Die Run-Phase umfasst schließlich den fortlaufenden Systembetrieb, Support und kontinuierliche Verbesserungen. Hier ermöglicht Process Mining die kontinuierliche Überwachung, Analyse und Verbesserung der migrierten Prozesse und stellt so langfristige Effizienzgewinne und die Ausschöpfung des Potenzials von SAP S/4HANA sicher.

Durch den Einsatz von Process Mining in allen Phasen der SAP Activate Methode können Unternehmen ihre SAP S/4HANA Transformation beschleunigen, die Prozesseffizienz steigern und erfolgreiche Ergebnisse erzielen.

SAP S/4HANA Migration – eine herausfordernde Aufgabe?

Bei Scheer bieten wir umfassende Services für die Transformation und stellen sicher, dass Unternehmen ihr SAP S/4HANA Migrationsprojekt gemeinsam mit unserem Team von SAP-Experten erfolgreich abschließen können. Wir unterstützen sie in allen Phasen der Transformation und ergänzen den Migrationsprozess durch die Vorteile des Process Mining, um eine erfolgreiche Implementierung zu gewährleisten. Unabhängig vom bevorzugten Transformationsansatz (z. B. Brownfield oder Greenfield) begleiten wir Unternehmen durch ihr gesamtes Transformationsprojekt mit den passenden Tools für ihre individuellen Anforderungen.

Im zweiten Blog-Beitrag dieser Serie stellen wir Ihnen ein konkretes Beispiel zum Einsatz von Process Mining vor, das zeigt, wie optimierbare SAP-Prozesse mithilfe einer Business Capability Map identifiziert und analysiert werden können. Mit dieser Technologie lassen sich Daten aus SAP-Transaktionen problemlos erfassen und in ein ganzheitliches, verständliches Prozessmodell transformieren, das den aktuellen Status der Prozesse sowie deren Abweichungen im gesamten Unternehmen zeigt.

Autorin: Fernanda Carcamo