Ausgangslage

In den letzten Jahren erkennen immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit der Planung eines Transformationsprojekts von SAP ERP zu SAP S/4HANA. Dies vor allem seit der Festlegung der SAP, die Wartung für SAP ERP 6 zum Ende des Jahres 2027 einzustellen. Daher stehen viele Unternehmen vor der mittlerweile dringenden Aufgabe, diese Transformation zu planen bzw. anzugehen.

Die Transformation von älteren SAP-Systemen auf das moderne SAP S/4HANA ist unternehmerisch eine strategisch bedeutende, aber auch komplexe Aufgabe.

Die individuelle Ausgangslage der SAP-Anwendungsunternehmen lässt es aufgrund spezifischer Systemlandschaften, individueller Geschäftsprozesse und technologischer Infrastruktur nicht zu, standardisierte Pläne als Kopiervorlage für die eigene SAP S/4HANA Roadmap zu nutzen.

Mehr als die Hälfte der Unternehmen, die ein ERP-System von SAP nutzen, befinden sich noch in der Phase der grundsätzlichen Überlegungen und blicken ergebnisoffen auf die Gestaltung der eigenen Transformationsstrategie. Es bestehen unter anderem Bedenken hinsichtlich eines möglichen Verlusts der langjährigen Investitionen in ihr bestehendes ERP-System. Auch überhastete Entscheidungen sowie Unsicherheiten bei der Bewertung des aktuellen Angebots von SAP und nicht zuletzt der Antizipation zukünftiger Entwicklungen spielen eine entscheidende Rolle.

Beseitigung von Planungsunsicherheiten

In diesem Kontext ist von Interesse, welchen Mehrwert es bietet, nicht unmittelbar mit dem Implementierungsprojekt zu beginnen, sondern zunächst eine eingehende Vorstudie durchzuführen.

Die Antwort auf die Frage nach einer optimalen Transformationsstrategie gestaltet sich so individuell wie die Ausgangslage und die mit SAP S/4HANA verbundenen Unternehmensziele. Um diese Antwort zu finden, setzen Unternehmen auf die Durchführung einer SAP S/4HANA Vorstudie, in der verschiedene Aspekte untersucht werden. Oft greifen sie dabei auf externe Beratungen zurück, um deren breites Branchen- und Produkt-Knowhow zu nutzen.

Für ein zielgerichtetes und erfolgreiches SAP S/4HANA Transformationsprojekt ist es essenziell, die aktuelle Situation des Unternehmens umfassend zu verstehen. Dies beinhaltet nicht nur die vorhandenen SAP-Systeme, sondern auch die geschäftlichen Anforderungen, die Systemarchitektur und natürlich die strategischen Ziele des Unternehmens. Die Ausgangslage ist in der Regel komplex und erfordert eine gründliche Analyse, um mögliche Stolpersteine und Chancen zu identifizieren. Laut Studienergebnissen betonen 70 % der Unternehmen, die bereits eine SAP S/4HANA-Transformation durchgeführt haben, die Bedeutung einer detaillierten Analyse der Ausgangslage für den Erfolg ihres Projekts.

Daher benötigen Anwendungsunternehmen eine detaillierte Roadmap für die Transformation. Diese vermeidet unnötige Komplikationen, dadurch entstehende Verzögerungen und damit verbundene Kostensteigerungen während der Implementierung. Abhängig vom Ergebnis dieser Überlegungen vor dem eigentlichen Projekt kann der Transformationspfad nach SAP S/4HANA ganz unterschiedlich ausfallen.

Zwischen den beiden klar differenzierten Ansätzen „Brownfield“ (System Conversion) und „Greenfield“ (Neu-Implementierung) bestehen zahlreiche Mischformen die bspw. als „selektive" bzw. "hybride Übernahmen“ bezeichnet werden.

Unternehmen, die zunächst eine Vorstudie durchgeführt haben, erzielen eine höhere Zufriedenheit mit ihren Migrationsprojekten. Scheer hat in Kooperation mit dem IT-Onlinemagazin im August 2023 eine SAP S/4HANA Studie publiziert, die genau dies bestätigt: so wollen beispielsweise 36 % der befragten Unternehmen aus den geschilderten Gründen bereits vor dem SAP S/4HANA-Projekt eine Prozessanalyse durchführen.

Inhalte der Vorstudie

Die Durchführung einer Vorstudie geht über die bloße Ausführung und Interpretation der SAP Standardreports zur Beurteilung des Systemzustands (vgl. „SAP Readiness Check“) hinaus. Vorstudien sind in einem breiten Aufwandsspektrum angesiedelt und reichen von eher strategisch ausgerichteten Managementbetrachtungen bis zu tiefgreifenden Prozessanalysen, die alle operativen und ggf. auch organisatorischen Aspekte beleuchten.

Während der Vorstudie sollten spezifische Fragen geklärt werden, um eine fundierte Grundlage für die Transformation zu schaffen. Unternehmen können dazu aus den folgenden Themen die für sie relevanten Teilbereiche als Inhalt für ihre eigene Vorstudie auswählen:

• Geschäftsprozessanalyse: Wie kann SAP S/4HANA die aktuellen und zukünftigen geschäftlichen Anforderungen unterstützen und die Prozesse verbessern? Fast 60% der befragten Unternehmen aus der IT-Onlinemagazin/Scheer Umfrage von 2023 messen insbesondere den Best Practice Szenarien der SAP eine hohe Bedeutung zu, um sich mit dem Umstieg auf SAP S/4HANA ggf. wieder stärker am Standard der SAP zu orientieren. In einer Vorstudie sollte im Rahmen einer sog. Fit/Gap-Analyse ermittelt werden, inwieweit vorhandene Prozesse diesen Referenzprozessen angepasst oder sogar durch diese ersetzt werden können.
  SAP S/4HANA bietet in vielen Szenarien auch neue Prozesse an. Diese sind oftmals geeignet, bisherige Eigenentwicklungen abzulösen, Workflows zu vereinfachen oder sogar ganz neue Geschäftsfelder für das Unternehmen zu erschließen.
• Systemlandschaft und -architektur: Wie sieht die zukünftige technische Infrastruktur aus, welche Anpassungen und Investitionen sind hier notwendig? Wie steht das Unternehmen zu Cloudlösungen und welche Daten und Prozesse können ggf. dorthin verlagert werden? Wie sähe in diesem Fall die Integration in einer solchen hybriden Architektur aus?
• Datenmigration und -integrität: Am Anfang steht dabei die Frage, welche Daten heute für welche Prozesse genutzt werden. Wie ist es um die Datenqualität und Konsistenz in den aktuellen Systemen bestellt? Oft bietet es sich an, bestimmte Daten vorab zu archivieren, um das Datenvolumen zu verringern. Müssen die Daten für SAP S/4HANA noch transformiert werden und wie gestaltet sich die technische Migration der Daten nach SAP S/4HANA?
• Technische Änderungen: Teil einer SAP S/4HANA Transformation ist natürlich auch die Umsetzung der primär technischen Änderungen: Eine zentrale Rolle spielt dabei die SAP Simplification List, welche diese Änderungen am SAP-System für das Unternehmen erläutert und aufzeigt, wie damit im Projekt umzugehen ist.
• Neue UI-Strategie (Fiori): Viel Wert wird zukünftig auf das Look and Feel der Applikation gelegt; wo immer möglich und sinnvoll sollte auf die Nutzung der speziell auf die jeweiligen Anwendungsszenarien zugeschnittenen, modernen Fiori Apps gesetzt werden. Dadurch dass dem Nutzer nur die jeweils relevanten Arbeitsschritte und Applikationen gezeigt werden, steigt die Übersichtlichkeit der Arbeitsoberflächen und damit die Produktivität signifikant. Auch die integrierte Hilfefunktion ist sehr benutzerfreundlich und umfassend ausgestaltet. Zudem wird die Arbeit mit mobilen Endgeräten deutlich vereinfacht und ist ohne Systembruch möglich. In aktuellen Releases halten KI-Funktionen immer stärker Einzug und leiten den Anwender durch seine Aufgaben.
• Custom Code Check: Welche kundenindividuell programmierten Applikationen (sog. Z-Programme), Tabellen und Datenfelder sind im Rahmen der Migration anzupassen? Welcher Aufwand ist damit verbunden oder können diese durch neue, im Standard vorhandene Funktionalitäten abgelöst werden?
• Systemintegration und Schnittstellen: Hier geht es um die Identifikation von bestehenden Schnittstellen und deren Anpassungsbedarf sowie die Festlegung von Standards für Integration in der zukünftigen Systemlandschaft. Die SAP Integration Suite als Bestandteil der Business Technology Plattform bildet hier neue Möglichkeiten zur Anbindung und Bündelung der nötigen Schnittstellen.
• Bewertung und Festlegung des Transformationsansatzes: Durch die Analyse des Ist- und der Definition des Sollzustands werden Entscheidungen für die zukünftige Systemlandschaft getroffen. Diese Festlegungen werden bei der Auswahl aus den zur Verfügung stehenden Szenarien für die Transformation herangezogen. Auf dieser Grundlage wird die Auswahl für den bestmöglichen Ansatz getroffen.
• Change-Management und Schulungsstrategie: Neben der Identifikation des konkreten Schulungsbedarfs für die Mitarbeitenden auf verschiedenen Ebenen geht es insbesondere darum, die Motivation für den Wechsel zu wecken und über die gesamte Projektlaufzeit aufrechtzuerhalten. Beispielsweise sind eine Stakeholder-Analyse und das Ausarbeiten eines Kommunikationskonzepts hier ebenso von Bedeutung wie die fortlaufende Integration relevanter Personen und ggf. deren aktive Teilnahme am Projekt.
• Compliance und Sicherheit: In diesem Teilgebiet geht es um die Prüfung der aktuellen Compliance-Anforderungen im Hinblick auf z. B. branchenspezifische Sicherheitsrichtlinien und die Definition von Maßnahmen zur Gewährleistung der Compliance während der Transformation. Auch etwaige, länderspezifische gesetzliche Anforderungen sind zu berücksichtigen.
• Lieferanten und Partnerintegration: Abstimmung von Prozessen für eine nahtlose Zusammenarbeit und die Festlegung von Standards für die Integration von Lieferanten und weiteren Partnern in das neue SAP S/4HANA-System. Hier kann auch geklärt werden, inwieweit ergänzende Lösungen der SAP wie beispielsweise Ariba oder das SAP Business Network zur Optimierung beitragen können.
• Projektplanung: Wichtiger Bestandteil der Vorstudie ist weiterhin die Planung des Transformationsprojekts aus Sicht der Projektleitung. Dazu gehören Zeitplan, Meilensteine, Budget- und Ressourcenausstattung für die Transformation, die Projektorganisation sowie die Formulierung des konkreten Projektauftrags/-umfangs.

Ergebnisse der Vorstudie

Die Ergebnisse der Vorstudie dienen als Basis für die Entscheidungsfindung in Vorbereitung auf das Transformationsprojekt. Sie liefern konkrete Erkenntnisse darüber, welche Schritte erforderlich sind, um eine reibungslose Transformation zu gewährleisten.

Durch die Beachtung der Vorstudienergebnisse in Vorbereitung auf die SAP S/4HANA Transformation, steigt die Effizienz und die Erfolgsaussicht bei der Umsetzung des Projektes. Da die fundiert getroffenen Entscheidungen sich kosten- und risikomindernd auswirken, bringt die Vorstudie einen signifikanten Mehrwert für das gesamte Transformationsprojekt.

Die konkreten Ergebnisse der Vorstudie sind somit die Basis für eine klar formulierte Roadmap der SAP S/4HANA Einführung. Dies kann auch bedeuten, dass weitere Vorprojekte z. B. zur Einführung neuer SAP-Funktionalitäten notwendig sind, sofern diese nicht im Rahmen des Hauptprojekts durchgeführt werden (z. B. Business Partner, CVI). Auch Maßnahmen zur Steigerung der Datenqualität und zur Datenarchivierung werden häufig vorab durchgeführt. Üblicherweise legt die Roadmap weiterhin die Art der Stilllegung der alten Systeme fest.

Fazit

Insgesamt ist die Durchführung einer Vorstudie vor der Transformation zu SAP S/4HANA in allen Fällen zu empfehlen. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausgangslage zu verstehen, mögliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und eine solide Grundlage für das Transformationsprojekt zu schaffen. Der Aufwand und die Ressourcen, die in die Vorstudie investiert werden, zahlen sich durch eine effizientere Implementierung und geringere Projektrisiken aus.