Prozessanalyse mit SAP Signavio Process Insights
Datengetriebene Prozessanalysen sind ein essenzieller Bestandteil einer erfolgreichen digitalen Transformation: Sie stellen den Business-Aspekt in den Vordergrund und können sicherstellen, dass einer eher technischen Migration auch eine Verbesserung der Unternehmensabläufe folgt.
SAP Signavio Process Insights ist dabei das state-of-the-art Analyse-Werkzeug zur schnellen und flächendeckenden Ermittlung von Verbesserungspotenzialen in SAP-basierten Geschäftsprozessen.
Im Rahmen unseres ganzheitlichen Ansatzes zur Prozessoptimierung innerhalb des Geschäftsprozessmanagements – der sich in die vier Phasen Strategie, Prozessanalyse, Maßnahmen und Priorisierung sowie Umsetzung gliedert – bietet SAP Signavio Process Insights die ideale Unterstützung für die Phase Prozessanalyse. Hierzu können alle notwendigen Werkzeuge beigesteuert werden, ohne dass der Kunde die Software direkt dauerhaft lizenzieren muss.
SAP Signavio Process Insight ist eine Cloud-Lösung, die sehr einfach mit relevanten Prozessdaten aus SAP ECC, SAP S/4HANA und SAP Ariba versorgt werden kann. Der Kunde muss lediglich einen technischen User für die Datenextraktion einrichten und gegebenenfalls den Release-Stand einiger SAP-Standardkomponenten über entsprechende SAP Notes aktualisieren. Die eigentliche Datenextraktion und die Bereitstellung der Analyseergebnisse in einer interaktiven Benutzeroberfläche sind dann in wenigen Stunden abgeschlossen.
1. Wertanalyse als Basis für die Prozessanalyse
Die Wertanalyse bietet einen idealen Einstieg in das Prozessanalyseprojekt. Sie macht den einmaligen und wiederkehrenden Geldwert der Prozessoptimierung und der Behebung von Ineffizienzen nachvollziehbar. Dabei werden die Ergebnisse nach den Werttreibern der Geschäftsbereiche und den zu optimierenden Performance-Indikatoren gruppiert. Dies ermöglicht eine erste potenzialgetriebene Priorisierung der Geschäftsbereiche, die in der Optimierungsphase vorrangig adressiert werden sollten.
Im folgenden Kundenbeispiel zeigt die Wertanalyse das höchste Optimierungspotenzial (Spalte Potenzieller Wert) für die Geschäftsbereiche Vertrieb und Finanzen auf. Im Gegensatz dazu wird für den Bereich Beschaffung nur ein relativ geringes Potenzial gesehen.
Wertanalyse: Identifizierte high-level Optimierungspotenziale der einzelnen Geschäftsbereiche
Die Potenziale können detailliert nach den einzelnen konkreten Performance-Indikatoren differenziert werden. Die erwarteten Einsparpotenzialen berechnen sich aus der Differenz zwischen den gemessenen aktuellen Ist-Werten (Spalte Baseline) und den erreichbaren branchenüblichen Zielwerten.
2. Detailanalysen zu wichtigen Prozessabläufen
Der nächste Projektschritt beinhaltet Detailanalysen zu gelebten Prozessabläufen mit allen relevanten Geschäftsdaten und Auswertungen der bereitgestellten Standard-Performance-Indikatoren. Prozessabläufe decken Schwachstellen auf Ebene der Prozessschritte (siehe Spaltenüberschriften) auf und identifizieren die konkreten Stellen innerhalb der Prozessausführung (siehe Boxen) mit dem höchsten Verbesserungspotenzial. Die Visualisierung erfolgt nach einer Ampellogik.
Prozessablauf: Beispiel Ausgleich Lieferantenrechnung mit erkannten Auffälligkeiten (gelb) und Schwachstellen (rot)
Standard-Performance-Indikatoren liefern zusätzliche Informationen zu Aspekten im Zusammenhang mit Automatisierung, Ausnahmen oder Rückständen, die die Prozesseffizienz und -leistung beeinflussen.
Performance-Indikatoren: relevante Indikatoren unterschiedlicher Kategorien zum Prozess Rechnung bis Zahlung
Die bis dahin aufgedeckten Schwachstellen können im nächsten Schritt durch Unternehmens- und Branchen-Benchmarking direkt in Process Insights weiter beleuchtet werden. Dabei wird konkret aufgezeigt, welche Zielerreichung möglich ist. Unternehmens-Benchmarking visualisiert die Performance einzelner Metriken über interne Organisationseinheiten hinweg, z. B. Buchungskreis, Werk oder Verkaufsorganisation. Solche Vergleiche können dabei unterstützen, die Grundursache von Ineffizienzen zu identifizieren und einen Best-Practice-Austausch zwischen vergleichbaren Organisationseinheiten zu etablieren. Branchen-Benchmarking wiederum ermöglicht es, die eigene Performance – bei mehreren Performance-Indikatoren zur Automatisierungsquote – mit der von Mitbewerbern aus der gleichen Branche zu vergleichen.
Im folgenden Kundenbeispiel ist zu sehen, dass ein Indikator zum Automatisierungsgrad beim Anlegen von Bestellpositionen unternehmensweit besser ist als der Branchendurchschnitt; gleichzeitig liegen jedoch einzelne Werke trotzdem unter dem Durchschnitt.
Benchmarking: Performance-Indikator zur automatisierten Bestellanlage
3. Empfehlungen für weitere Projektphasen
Weiteren direkten Input für die Projektphase Maßnahmen und Priorisierung unseres Ansatzes zur Prozessoptimierung liefert SAP Signavio Process Insights durch sogenannte Empfehlungen.
Die Korrekturempfehlungen stellen konkrete aus den aufgedeckten Schwachstellen abgeleitete Anweisungen zu Anpassungen der Konfiguration oder Vorgehensweisen bei der Prozessausführung bereit. Durch manche der festgestellten Maßnahmen können mit geringem Aufwand schnelle Erfolge erzielt werden. Andere erfordern jedoch möglicherweise größere Prozessänderungen.
Korrekturempfehlungen: Vorschläge für den End-To-End Prozess Source-to-Pay
Erwartete Auswirkungen und Aufwand der empfohlenen Korrekturen werden in einem dreistufigen Raster klassifiziert: gering, mittel oder hoch. Dies ermöglicht es, Maßnahmen zu priorisieren, indem die Korrekturen mit geringem Aufwand und hoher erwarteter Auswirkung ggf. als erstes angegangen werden.
Die Innovationsempfehlungen hingegen unterstützen bei der Planung langfristiger strategischer Verbesserungen mithilfe neuer und innovativer Best-Practice-SAP-Lösungen und -Anwendungen, die einen zielgerichteten Einstieg in die Prozesstransformation ermöglichen. Sie existieren in den Kategorien SAP S/4HANA-Funktionen, Benutzererfahrung, Intelligente Technologien, SAP Build Process Automation, SAP Ariba und andere SAP-Lösungen. Korrektur- und Innovationsempfehlungen werden im Prozessanalyse-Projekt nach zu erwartenden Auswirkungen und Aufwand bewertet und priorisiert. Sie bilden dann zusammen mit den Ergebnissen der Schritte Wertanalyse, Schwachstellenanalyse mit Prozessabläufen und Standard-Performance-Indikatoren und Benchmarking eine auf Ist-Daten der aktuellen Prozessausführung basierte Faktengrundlage für die Projektphase Maßnahmen und Priorisierung.
Innovationsempfehlungen: Vorschläge für den End-To-End Prozess Source-to-Pay nach Kategorien
Zusammenfassung
Mit SAP Signavio Process Insights wird eine faktenbasierte Analyse durchgeführt. Dadurch werden in unterschiedlichen Unternehmensbereichen Störfaktoren und Schwachstellen in der Organisation, den Prozessen und den Systemen identifiziert. Außerdem werden SAP S/4HANA Innovationen im prozessualen und organisatorischen Kontext evaluiert. Diese Innovationen sind entweder bereits in der aktuellen Version nutzbar (Quick Wins), werden durch ein Release Update einsetzbar oder sind durch den Kauf zusätzlicher Lizenzen außerhalb des Kerns nutzbar. Hierzu werden folgende Funktionen verwendet:
- Die Wertanalyse zeigt den einmaligen und wiederkehrenden Geldwert der Optimierung von Prozessen auf, insbesondere die Erhöhung des Automatisierungsgrades.
- Standard-Performance-Indikatoren priorisieren konkrete Schwachstellen der Prozessausführung nach Verbesserungspotenzial und dem Aufwand zur Behebung.
- Durch Unternehmens- und Branchen-Benchmarking wird dargelegt, welche Zielerreichung möglich ist.
- Korrekturempfehlungen stellen Anweisungen zu Anpassungen der Konfiguration oder Vorgehensweisen bei der Prozessausführung bereit.
- Innovationsempfehlungen unterstützen bei der Planung langfristiger strategischer Verbesserungen mithilfe von neuen und innovativen Best Practice SAP-Lösungen und -Anwendungen.
Ausblick
Der oben beschriebene Ansatz ist der „Plug“-Teil der SAP Signavio Plug-and-Gain-Methode, welcher sich auf die Analyse der Performance von Prozessen fokussiert. Im „Gain“-Teil kann darauf aufbauend die konkrete Ausführung der Prozesse beleuchtet werden. Automatisch erzeugte Ist-Prozessmodelle werden dann in den Modellierungsteil der SAP Signavio Process Transformation Suite (Process Manager) übernommen. Dort können sie weiterverwendet werden: im ersten Schritt für ein „Scoring“, das die Übereinstimmung mit der von SAP empfohlenen Systemnutzung bewertet, und im zweiten Schritt auch für einen konkreten Modellvergleich der aktuellen Ist-Prozesse mit den von SAP publizierten Best-Practice-Modellen für SAP S/4HANA.
Autoren: Winfried Barth und Stefan Klein
