Das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union haben im Juli 2002 die Verordnung Nr. 1606/2002, die sogenannte IAS-Verordnung, erlassen. Danach müssen Kapitalmarkt-orientierte Unternehmen für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2005 beginnen ihre Konzernabschlüsse nach den Vorschriften der International Financial Reporting Standards (IFRS) aufstellen. Die IFRS sind ein international gültiges System von Rechnungslegungs- und Berichtsvorschriften, das es ermöglicht, Unternehmensabschlüsse weltweit zu verstehen. Entwickelt und verabschiedet werden diese vom International Accounting Standards Board, einem unabhängigen, privatwirtschaftlichen Gremium.
Mit dem IFRS 15 erfolgt seit 2014 eine grundlegende Neuregelung, wann und in welcher Höhe Umsatzerlöse und Aufwendungen aus Kundenverträgen zu realisieren und in der Bilanz- und GuV auszuweisen sind. Dadurch sind Unternehmen verpflichtet, die Erlöse in der Buchungsperiode zu realisieren, in der die Leistung erbracht wurde; die Erlöse müssen periodengerecht abgegrenzt werden können.
Mit Fiori stellt die SAP Anwendern eine intuitive und mit allen Endgeräten erreichbare Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die SAP Fiori App „Erlösrealisierung (vorgangsbezogen) - Projekte“, die vollständig in das Hauptbuch integriert ist, bietet verlässliche Erlösrealisierung und ein Berichtswesen, welches die Anzeige von Kosten und Erlösen in Echtzeit in der Bilanz und GuV ermöglich: Kosten und Erlöse werden realisiert, sobald sie auftreten. Die App verhilft zur schnellen Entscheidungsfindung sowie Berechnung der Marktsegmentprofitabilität. Außerdem unterstützt sie die Erlösrealisierung im Kundenprojektszenario basierend auf den Anforderungen des IFRS 15 mit dem 5-Stufen-Ansatz und der Möglichkeit, mehrere Elemente innerhalb eines Kundenauftrags anzuordnen.
Die vorgangsbezogene Erlösrealisierung ist vollständig in das Universal Journal integriert. Das bedeutet, dass der Abgleich verschiedener Nebenbücher mit dem Hauptbuch entfällt. Das vereinfacht natürlich auch den Periodenabschlussprozess.
In einem Professional-Services-Szenario werden Erlös- und Kostenanpassungen in Echtzeit für Kundenprojekte vom Typ Festpreis, Zeit und Aufwand sowie periodischer Service berechnet und gebucht. Die Erlösrealisierung erfolgt entweder kostenbasiert oder zeitbasiert, je nach Projektart.
Die folgenden Branchen profitieren hauptsächlich von der vorgangsbezogenen Erlösrealisierung: Automobilindustrie, Finanzdienstleistungen, Hightech, Unterhaltung und Medien, Ingenieur- und Bauwesen, Franchise, Prüfungs- und Beratungsleistungen, Telekommunikation und Immobilien. Aber auch andere Wirtschaftszweige müssen Abgabepflichten erfüllen und spüren die Auswirkungen der Regelungen zur Erlösrealisierung.
Eine App - bereichsübergreifende Möglichkeiten
Die vorgangsbezogene Erlösrealisierung bietet viele Vorteile für Unternehmen:
Anwendbarkeit für S/4HANA On-Premises
Für S/4HANA On-Premises-Installationen ist die vorgangsbezogene Erlösrealisierung bisher nur für Projekte freigegeben; in der S/4HANA Cloud auch für Kundenaufträge und Servicebelege.
Damit die App On-Premises so wie in der S/4HANA Cloud funktionieren kann müssen bei der Implementierung einige Punkte beachtet werden, wie z. B. die Zuordnung von Kundenauftragspositionen zu den Faktura-Positionen.
Die App „Erlösrealisierung (vorgangsbezogen) - Projekte“ ermöglicht die sofortige Erfassung und Anzeige von Erlösen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten (z. B. wenn Kosten anfallen und in einem Projekt gebucht werden). Sie bietet dazu ein Echtzeit-Reporting mit vollständiger Transparenz über alle erfassten Erlöse, ohne dass eine Abstimmung erforderlich ist.
Bei der Umsetzung ist es wichtig, die branchenspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zu verstehen. Nur so kann die konkrete Umsetzung geplant werden und Unternehmen erhalten detaillierte und komplexe Berichte.
Ein Unternehmen bietet Lizenzen und die Implementierung von Software an. Kürzlich wurde ein Festpreisvertrag (EUR 180.000) mit einem Kunden abgeschlossen. Der Vertrag umfasst die Projektplanung einschließlich der geschätzten Kosten (EUR 121.783,37) des zu fakturierenden Betrags, des Zeitrahmens und der Fakturierungsmethode.
Der Erlös wird realisiert, wenn die Zeit und der Aufwand von den Beratern bestätigt werden.
1. Fakturierung am Anfang
In diesem Beispiel wird die Rechnung für das Projekt direkt zu Beginn gestellt und über die Erlösrealisierung auf die einzelnen Perioden verteilt, so dass über die gesamte Laufzeit des Projekts alle Kosten und Erlöse gleichmäßig verteilt sind.
2. Fakturierung in der Mitte
Im folgenden Modell wird die Rechnung ungefähr in der Mitte der Projektlaufzeit gestellt. Das führt in der Erlösrealisierung dazu, dass die realisierten Erlöse weiterhin gleichmäßig über die gesamte Projektlaufzeit verteilt sind, während die realisierten Kosten des Umsatzes erst ab Fakturierung verteilt werden.
3. Fakturierung am Ende
Bei der Fakturierung am Ende der Projektlaufzeit werden die realisierten Erlöse weiterhin gleichmäßig verteilt, die Ist-Kosten und die realisierten Kosten des Umsatzes kommen allerdings erst am Ende des Projekts zum Tragen.
Fazit
Die Fiori App „Erlösrealisierung (vorgangsbezogen) - Projekte“ ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten und Erlöse auf Projektebene in Echtzeit und ohne aufwändige Abstimmungen oder Nebenkalkulationen in Excel jederzeit im Blick zu behalten. Damit kommen sie dem „single source of truth“ Gedanken einen großen Schritt näher. In Verbindung mit weiteren SAP Innovationen im Bereich der analytischen Fiori Apps können so zeitraubende Nebenkalkulationen und Zusatzberichte, die immer nur so aktuell sind wie der letzte Datendownload, vermieden werden.
Autorin: Lara Carucci
